云计算环境下电子文件管理而临的挑战及对策
DOIT云计算 13年05月06日 14:10 【转载】 作者：IT商业新闻网 责任编辑：王雪杨
3.云计算环境下电子文件管理而临的挑战及对策
通过上文分析国际上近年来对云计算管理问题的研究，并考虑到文档管理工作时的应用，笔者认为云计算环境下文档管理存在的问题主要有如下几项：
3.1标准、规范问题及对策
3.1.1存在问题
表1云计算利用中存在的主要问题
目前在欧美发达国家，针对个人数据安全和国家层而上的数据安全，己经有了相关的法律和政策，如《隐私权法》、《联邦数据保护法》、《数据保护法》等。尽管这些发达国家的信息保护法律法规己经相当完备，但是在云计算环境下，对电子文件管理的标准法规还没有出现，云计算环境中数据遭受侵犯的事件一旦发生，将会使得现存法律的完备性遭到质疑。没有共同的行业标准，云计算服务商对软件和硬件开发各自从自己的角度和优势着手，势必会造成文件形成时格式的混乱及收集信息的冗杂。
3.1.2应对措施
笔者认为，云计算环境下要高效优质地管理电子文件，首要解决的问题就是电子文件管理方面的法律问题，只有构建了法律规范，才能够推动云环境下电子文件管理良好地开展。通过对云计算相关政策的研究，在文档管理工作中促成相关的管理章程出台，档案行政管理机构也应该制定出可以推行的标准，保证云计算技术的实施符合文档管理和服务的要求。
另外，国家在制定云计算管理政策时，应当将文件管理人员和档案管理人员纳入到云计算体系设计中，使文件管理人员积极参与了解并学习云计算的相关技术和工作原理，与信息技术人员合作制定文件管理方案。同时制定相关的管理指南，作为云计算环境下确定文件保管期限的依据，对于有永久保存价值的文件和数字档案，在托管到服务商时，应签订协议，以明确文件捕获、保管、存储、迁移的责任，特别是还要制定对文件和代理服务器迁移到其他环境进行定期检测的使用说明，以确保文件保持可迁移状态，保证文件的可读性和可用性。最后，需要制定可靠有效的文件管理政策来解决文件的迁移问题， 同时确保数据的可访问性。在用户层面上，国家或档案管理机构要积极推广和传播文件管理政策，使用户在使用云计算资源时对文件和数字档案管理有所了解，以保证文档的合理使用。
3.2文件安全存储问题及对策
3.2.1文件安全存储和处置问题
云计算数据存储服务是以分布式网络、伸缩性存储、虚拟化技术为基础的，数据可能存储在网络上任何一个节点，其数据存储位置不确定、存储边界模糊、数据共享存储等特点也带来数据安全风险。比如谷歌和微软云每年都会出现登陆中断现象，这种中断影响到数据传输，使大量电子文件不能及时发挥现行效用。这些故障影响到文件利用服务的开展，进而影响到云计算在文档管理领域的进程。
云服务是基于互联网发展起来的一项服务，不可避免地要承受来自互联网的一系列攻击，比如恶意代码、网络病毒、木马、账户盗用等，托管云服务的企业内部员工若经常登录社交网络很可能就会使公司托管到云中的数据遭到攻击，这种攻击可能会使文件内容信息遭到更改，进而导致电子文件“失真”。在企业或组织中，对托管在云中的电子文件同样非常担忧。根据201 1年企业云服务应用调查显示阎：在美国25%的公司表示在利用云计算后更加关注数据安全问题。在新加坡和巴西，对云计算数据安全的担忧高达47%和53% 。
另外，在电子文件存储方面，云计算存储的文件信息是浩瀚的，这些信息都是通过云平台上的信息获取软件随时抓取过来的，正因如此，云存储的文件信息比较广泛全面。但是，对于档案管理而言，并不是每片信息都具有保管价值，虽然在云计算中有重复数据删除技术能够删除冗余的信息，然而，云计算缺少文件鉴定的程序功能使得云环境中的文档处置存在一定的风险，在没有鉴定的情况下数据一旦删除，将会给文件和档案用户的检索利用和资源选择带来不便。
云计算环境下文档信息数据的安全对国家和档案管理机构非常重要。文件和档案独有的政治性及保密性，对信息的存储安全要求很高，而且在文件未开放的期间文档利用者也有特定的限制，无论是文档内容信息数据、用户数据还是流通数据一旦丢失，后果将是不堪设想。对于数字档案馆稀有档案信息和特色信息数据的泄漏或丢失，更会让文档管理工作者对云计算技术望而却步。
3.2.2应对策略
第一，档案因其特定的保密性，需要在管理中加强保管，以保护档案的信息和宴体安全。在云环境中，可以采用加密技术比如加密存储、虚拟局域网、网络中间层(如防火墙、过滤器)，对具有重大价值和影响的文件和档案进行保管。
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- 第3页：信息隐私问题及对策
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